E-arşiv Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zorunlu tutulan, ticaret yapan tacir veya esnafların yaygın olarak kullandığı bir elektronik uygulamadır. Ürün alım satımlarında fatura kesilmesini sağlayan bir sistemdir. Ayrıca yasal prosedürlere göre vergi mükellefi olsun ya da olmasın ticaretin kayıt altına alınması için elektronik arşiv kullanılması zorunludur. Elektronik arşiv hakkında merak ettiğiniz tüm detayları bu yazıda bulabilirsiniz.
E-Arşiv Nedir?
E-arşiv e-faturanın elektronik ortamda düzenlenmesini, ibraz edilmesini ve müşteriye iletilmesini sağlayan bir dijital sistemdir. Dijital arşiv olarak e-faturaların fiziki ortam gerekmeksizin uzun süre saklanmasını sağlar. Elektronik arşiv sisteminde e-faturaları hazırlayarak kolaylıkla kesebilirsiniz. Ticarete söz konusu ürün ve malların satış işleminden sonra GİB portalı elektronik arşiv uygulaması üzerinden elektronik faturaları hazırlayarak müşterilere iletebilirsiniz.
E-Arşiv Ne İşe Yarar?
Elektronik arşiv geleneksel süreçlerdeki kağıt fatura yerine belgelerin dijital ortamda düzenlenmesini sağlar. Kağıt kullanımını azaltarak e-fatura belgelerinin elektronik ortamda muhafaza edilmesine, müşteriye iletilmesine imkan tanır. Uygulamayı kullanmak için Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapılması gerekir. GİB başvurusunun onaylanmasından sonra esnaf ve tacirler e-faturaları düzenlemek için elektronik arşiv uygulamasından yararlanabilir.
E-Arşiv Uygulaması
E-arşiv belgesi düzenlemek Vergi Usul Kanunu Tebliği ile yürürlüğe girmiş bir uygulamadır. Söz konusu uygulama ile e-faturaya tabi olmayan müşterilere mal veya ürün bedelini kayıt altına almak üzere gönderilen elektronik belgenin düzenlenmesini sağlar. İlk nüsha uygulama üzerinden e-faturaya tabi olmayan müşterilere gönderilir. 2.nüsha ise sistemde kayıt altına alınarak saklanır. E-arşiv fatura kesme işlemleri için GİB’in portalı üzerinden bu uygulamaya başvuru yaparak kayıt olmanız gereklidir.
E-Arşiv Nasıl Kullanılır?
E-arşiv fatura sistemini kullanmak için GİB portalına kayıtlı olmak gereklidir. Bilgi işlem altyapınızı GİB portalına entegre ederek de elektronik arşiv uygulamasını kolaylıkla kullanabilirsiniz. Uygulamayı kullanmak için bir diğer yöntem ise GİB’in yetkilendirdiği özel entegratörler aracılığıyla sisteme başvuru yapmaktır. Üç farklı yöntemle e-arşiv sistemleri kullanarak faturaları kolay bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
E-Arşiv ve E-Fatura Farkları
Ticaretle uğraşan mükellefler elektronik arşiv fatura veya e-fatura düzenlemekle yükümlüdür. Ticari kazanç sağlayan işletmeler sattıkları ürün veya malları kayıt altına almak için müşterilere e-fatura veya elektronik arşiv fatura düzenleyerek iletirler. Elektronik arşiv e-faturaya tabi olmayan tüzel kişiler ya da mükellefler için düzenlenen bir elektronik belgedir. Türk Ticaret Kanunu’na göre bu belge satış işleminden sonra takip eden gün saat 24.00’e kadar GİB’e gönderilmelidir. Belgenin en az 10 yıl sistemde saklanması zorunludur.
E-Arşiv Kullanmak Kimler İçin Zorunlu?
E-arşiv zorunluluğu 2026 yılına kadar 3000 TL ve üzeri satışın söz konusu olduğu ticari işlemlerde e-faturaya tabi olmayan müşteriler için kesilmesi zaruri olan bir uygulamadır. Örneğin e-faturaya tabi olmayan tüzel kişilere veya mükelleflere 3000 TL üzerinde mal ya da ürün ticareti yapan esnaf, tacir ya da işletmeler elektronik arşiv kullanmak zorundadır. Ancak 2026 yılı itibariyle yürürlüğe giren değişiklikle birlikte 3000 TL sınırının kaldırılması söz konusudur. 2026 yılı itibariyle her türlü meblağ için gerçekleştirilen satış işlemlerinde elektronik arşiv fatura kullanımı zorunlu hale getiriliyor.
E-Arşiv Kullanmanın Avantajları
Elektronik arşiv kullanmak yasal prosedürlerle zorunlu olsa da işletme, tacir ve esnaflara da önemli avantajlar sağlar. Elektronik arşiv fatura kullanmanın avantajları şu şekilde sıralanabilir:
- Belgelerin elektronik ortamda kayıt altına alınmasını sağlar. Kırtasiye masraflarını azaltır.
- E-arşiv uygulaması ile faturalar geleneksel yöntemlere kıyasla daha hızlı, kolay bir şekilde düzenlenerek müşteriye iletilir.
- Fatura kesiminde olası hataları en aza indirir.
- 10 yıl boyunca elektronik belgelerin sistemde kolay bir şekilde depolanmasını sağlar.
Orka Bilgisayar’ın sunduğu e-arşiv muhasebe hizmetlerinden faydalanarak faturalarını kolay bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
