Ticaretin farklı alanlarına yansıyan dijitalleşme sürecinde faturalarla ilgili işlemlerin de kolayca halledilmesi, saklanması ve takip edilmesini sağlamak amacıyla resmi uygulamalar oluşturularak yürürlüğe girmiştir. Bu platformlardan biri olan
e-Arşiv uygulaması Gelir İdaresi Başkanlığınca belirtilmiş standartlara uygun biçimde dijital ortamda fatura oluşturma, saklama, ibraz etme, raporlama gibi imkanlar tanıyan e-Arşiv uygulaması bir elektronik fatura biçimidir. Bu tür bir fatura kesmek için e-Arşiv uygulamasını kullanıp müşteriye faturanın aktarımı gerçekleştirebilir.
e-Arşiv Nedir?
Tüm faturaların tek bir yerden yönetilebilmesini sağlayan e-Arşiv fatura, aynı zamanda interaktif fatura olarak da adlandırılır. İnternet ortamında hazırlanan e-Arşiv fatura için alıcının bu uygulamaya kayıtlı olma zorunluluğu bulunmaz ve faturalar dijital bir biçimde saklanarak ihtiyaç halinde yeniden çıkartılabilir.
e-Arşiv Fatura Başvurusu
Öncelikle e-Arşiv fatura başvursunu yapmak ve bu sürecin en iyi biçimde yönetilmesini sağlayarak teknik aksaklıklara takılmadan bir an önce e-Arşiv uygulamasını kullanmaya başlamak adına Onreon gibi kurumsal ve alanında uzman firmalarla işbirliği yapmanız gerektiğini bilmelisiniz. İşbirliğinin bu süreçte e-ticaret veya fiziki ticaretinizi oldukça olumlu etkileyeceğini ve dijitalleşmeye işletmenizin bir adım daha yaklaşma sürecinin hızlandırılacağını belirtmek isteriz.e-Arşiv başvurusu yapmak ve fatura oluşturabilmek için üç farklı yol bulunur ve bunlar;
- Gelir İdaresi Başkanlığı portalının üzerinden başvuru oluşturmak
- Özel entegratör kullanımı
- Firmanın kendi bilgi işlem biriminin kullanımı şeklindedir.
Gelir İdaresi Başkanlığı Portal Üzerinden e-Arşiv Başvurusu
Gelir İdaresi Başkanlığının portalı üzerinden e-Arşiv başvurusu oluşturabilmek adına öncelikle herhangi bir türde şirket sahibi olunması, mali mühür ya da elektronik imzanın sertifikalı biçimde edinilmesi ve bunlardan en az birinin temin edilmesi gerekmektedir. Bu işlemler halledildikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi web sitesine girilerek buradan başvuru formunu doldurup kuruma iletmeniz yeterli olacaktır.Başvuru sürecinizin nasıl ilerlediği veya sonuçlandığına dair durumları takip etmek için ‘portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/Sorgula.jsp’ linkine girerek kolayca işlem sağlayabilirsiniz.
Özel Entegratör ile e-Arşiv Fatura Başvurusu
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetki verilmiş, lisansa sahip olan özel entegratörler de kullanıcı arayüzü kolay olan birtakım özel programlar kullanarak e-Arşiv fatura kesmenize olanak tanımaktadır. Bu firmalardan biri olan Onreon sizin için oldukça basit ve kullanıcı dostu bir panel üzerinden e-imzanızın ya da mali mührünüzün olduğu faturalar kesip müşterilerinize ulaştırmanıza olanak tanımaktadır.Tek yapmanız gereken bir seferlik portala yüklenmesi gereken vergi levhası, kimlik fotokopisi, e-imza ya da mali mühür gibi evrakları dijital ortamdan özel entegratör firmaya ulaştırıp kısa bir zaman bekleyerek uygun fiyatlı paketler üzerinden firmanız için yeterli olanı seçerek satın almaktır. Bundan sonraki süreçte satın aldığınız hizmet paketi kotasınca e-Arşiv fatura kesme, faturayı alıcıya iletme ve dijital arşivlemenin yapılması gibi hizmetlerden faydalanabilirsiniz. Tüm bu süreçlerde alanında deneyimli Onreon firmasının varlığı ve desteği sizi oldukça memnun eder!
Bilgi İşlem Birimi ile e-Arşiv Fatura Başvurusu
Bazı büyük şirketler
e-Arşiv fatura oluşturmak için kendi bünyesinde kurduğu bir ekip veya bilgi işlem ekibi tarafından işlemlerin ele alınması taraftarıdır. Çok fazla tercih edilen bir yöntem olmasa da bu yolla başvuru yapmak için Gelir İdaresi Başkanlığının e-Arşiv fatura uygulamasına bağlı çalışan yeterlilikte bir özel yazılıma gereksinim duyulur.Yazılım oluşturduktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapıp belgeleri Zübeyde Hanım mah. Etlik cad. No:16, Altındağ/Ankara adresine posta ile iletmeniz gerekmektedir. Kuruma iletmeniz gereken evraklar;Şirket yetkilisinin imzaladığı başvuru formuYetkili noter tarafından tasdik edilmiş imza sirküleriFatura oluşturma, zaman damgası kullanımı, imza veya onay, aktarım süreçleri vs. hakkında Bilgi İşlem birimince hazırlanan detaylı bir raporTürk Akreditasyon Kurumunun verdiği bilgi güvenliği yönetim standardı belgesi ya da bilgi teknolojileri hizmet yönetim belgesinin edinilmesi şeklindedir.Başvuru sürecine dair daha detaylı ve güncel bilgi almak adına Gelir İdaresi Başkanlığının sitesinden ulaşabileceğiniz e-Arşiv kılavuzunu okuyarak buradaki tebliğlere ve usullere uygun biçimde düzenlenmiş belge ve rapor örneklerine ulaşabilirsiniz. Benzer şekilde sitede e-Arşiv fatura başvuru kılavuzu da bilgi işlem birimi başvuru süreci için mevcuttur.Diğer hizmetlerimizden yararlanmak için :
https://www.uyumsoft.com/ adresine giriş yapabilirsiniz.
